Politique de confidentialité

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PREAMBULE

La société CAPFINANCES (CAPFINANCES – CONSEIL – ASSURANCE – PATRIMOINE – FINANCES – ci-après « CAPFINANCES »), est une Société par Actions Simplifiée de courtage en assurances au capital de 600 000 euros, ayant son siège social sis 920 rue Augustin Fresnel – 76230 BOIS-GUILLAUME et enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de Rouen sous le numéro 478 715 774.

CAPFINANCES s’engage à se conformer à la législation en vigueur en France et en Europe (Règlement 2016/679 du 27 avril 2016), à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel, ainsi qu’à assurer le respect de la vie privée.

La présente Politique de protection des données à caractère personnel (ci-après « la Politique ») décrit la manière dont CAPFINANCES collecte et traite les données personnelles de CAPFINANCES et de toutes les autres personnes concernées par les traitements mis en œuvre par CAPFINANCES.

La Politique précise également les bases légales sur lesquelles nous nous appuyons pour traiter les données personnelles, les personnes avec lesquelles nous les partageons et comment celles-ci sont stockées.

CAPFINANCES est, selon les traitements, Responsable de traitement ou sous-traitant :

– Lorsque CAPFINANCES traite les données en qualité de Responsable de traitement, cela signifie que CAPFINANCES détermine les finalités et les moyens de traitement ;
– Lorsque CAPFINANCES traite les données en qualité de sous-traitant, cela signifie que CAPFINANCES traite les données sur instruction d’un responsable de traitement, par exemple une compagnie d’assurance.

CAPFINANCES respecte la règlementation en vigueur sur le respect de la vie privée, et s’engage sur les principes suivants :• Vos Données sont utilisées uniquement pour des finalités explicites, légitimes et déterminées en lien avec les différents métiers de CAPFINANCES. Elles sont traitées de manière licite et loyale ;
• Seules les Données qui nous sont utiles sont collectées ;
• Vous êtes informé, de manière claire et transparente, sur la finalité d’utilisation de Vos données, le caractère facultatif ou obligatoire de Vos réponses dans les formulaires et Vos Droits en matière de protection des données.

ARTICLE 1 – DEFINITIONS  

  • « Donnée à caractère personnel » / « Données personnelles » / « Données »: toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable directement par son nom ou prénom par exemple ou indirectement notamment par référence à un identifiant, tel qu’un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
  • « Données concernant la santé » : données à caractère personnel relatives à la santé physique ou mentale d’une personne physique, qui révèlent des informations sur l’état de santé de cette personne.
  • « Traitement »: toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliqués à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.
  • « Personne concernée » / « Vous »: personne physique identifiée ou identifiable et dont les données à caractère personnel sont traitées.
  • « Responsable de traitement »: personne physique ou morale, qui seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement. En l’espèce, CAPFINANCES est responsable de traitement.
  • « Sous-traitant »: personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable de traitement.
  • « Cookie »: traceurs qui permettent d’accéder à des informations stockées dans l’équipement terminal d’un visiteur.
  • « Destinataire » : personne physique ou morale qui reçoit la communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
  • « Tiers »: personne physique ou morale autorisée, autorité publique, service ou organisme autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, placées sous l’autorité directe du responsable du traitement ou du sous-traitant, sont autorisées à traiter les données à caractère personnel.
  • « Violation de données à caractère personnel »: violation entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.
  • « Vous » / « Vos » : désigne la personne concernée par le traitement par CAPFINANCES de ses données à caractère personnel.

ARTICLE 2 – POUR QUELLES FINALITES VOS DONNEES SONT-ELLES TRAITEES ?

 

Vos Données à caractère personnel sont utilisées pour les finalités suivantes :

  • L’analyse de Vos besoins en assurance ;
  • L’analyse, l’examen du risque ;
  • La gestion des demandes provenant d’un client ou d’un prospect, par exemple lorsque la demande est formulée via le site web de la société CAPFINANCES ;
  • L’analyse de l’assurabilité du prospect ;
  • La passation, la gestion et l’exécution de Vos contrats d’assurance ;
  • Les opérations nécessaires à la mise en œuvre des garanties en cas de réalisation du sinistre et afin de pouvoir gérer celui-ci ;
  • Communiquer avec Vous dans le cadre de la gestion de Vos contrats ;
  • Mettre en place un espace personnel sur le site web de CAPFINANCES ;
  • La lutte contre le blanchiment de capitaux et contre le financement du terrorisme,
  • La lutte contre la fraude à l’assurance ;
  • L’analyse, l’examen et la gestion des demandes de réclamation/des contentieux ;
  • Exécuter des obligations légales, réglementaires ou administratives.
  • La réalisation d’enquêtes de satisfaction, notamment pour solliciter votre avis et afin d’améliorer nos services et prestations ; L’élaboration de statistiques, notamment commerciaux ou d’audience ;
  • Répondre à des candidatures ;
  • Constituer une CVThèque.

CAPFINANCES peut traiter les Données communiquées afin de prendre une décision (automatisée ou non) sur la base de votre profil, et ce dans le cadre de l’établissement du profil de risque. Cette étude permet de mieux apprécier le risque par rapport aux contrats pouvant être proposés par CAPFINANCES. Cela peut aboutir à un refus de prise en compte de votre dossier, et peut donc avoir une conséquence juridique sur les offres proposées. Si Vous le souhaitez, vous pouvez demander le réexamen de votre situation par un membre de l’équipe CAPFINANCES, exprimer votre point de vue, obtenir une explication sur la décision prise. Vous pouvez également contester la décision prise. 

Lors de la souscription d’un contrat, certaines données sont obligatoires, notamment pour permettre l’exécution contractuelle. En cas de non-fourniture de ces données, CAPFINANCES ne pourra exécuter le contrat ou répondre à votre demande.

CAPFINANCES pouvant revêtir la qualité de sous-traitant, elle traite donc les Données en conformité avec les politiques de protection des données des compagnies d’assurance, qui disposent alors de la qualité de responsable de traitement. Le traitement des données varie donc selon la compagnie d’assurance. A des fins de transparence, Vous trouverez ci-dessous les liens pointant vers les politiques de protection des données applicables selon les contrats conclus (cf. page 4).

Certaines Données traitées par CAPFINANCES peuvent revêtir la qualité de « données sensibles » au sens de l’article 9 du RGPD relatif aux données sensibles, comme les données de santé.

 

ARTICLE 3 – SUR QUELLE BASE LEGALE LES DONNEES SONT-ELLES TRAITEES ? COMBIEN DE TEMPS SONT CONSERVEES MES DONNEES ?

Lorsque des données de santé sont collectées et traitées, les bases légales sont, d’une part, celle sur laquelle le traitement est fondé, et, d’autre part, sur le consentement.

Finalités

Base légale

Durée de conservation

L’analyse de Vos besoins en assurance, notamment afin de proposer un contrat adapté à la situation de la personne concernée

 

Exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée

Durée liée à celle du contrat (si un contrat est conclu), et durant les durées de prescription applicables

L’analyse, l’examen du risque 

 

Exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée

Durée liée à celle du contrat (si un contrat est conclu), et durant les durées de prescription applicables

Contrôle des souscriptions

Exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée

Durée liée à celle du contrat (si un contrat est conclu), et durant les durées de prescription applicables

La gestion des demandes provenant du client ou d’un prospect, par exemple lorsque la demande est formulée via le site web de la société CAPFINANCES 

 

Exécution contractuelle si la personne concernée est cliente

Consentement si la personne est un prospect

Durée liée à celle du contrat (si un contrat est conclu), et durant les durées de prescription applicables

Concernant les prospects, la durée est fixée à 3 ans à partir du dernier contact avec ledit prospect

L’analyse de l’assurabilité du prospect 

 

Exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée

Durée liée à celle du contrat (si un contrat est conclu), et durant les durées de prescription applicables

Concernant les prospects, la durée est fixée à 3 ans à partir du dernier contact avec ledit prospect

Gestion de la relation contractuelle avec les clients

Exécution contractuelle

Durée liée à celle du contrat, et durant les durées de prescription applicables

La passation, la gestion et l’exécution de Vos contrats d’assurance

CAPFINANCES est sous-traitant pour les compagnies d’assurance. La base légale de ce traitement est l’exécution contractuelle

Durée liée à celle du contrat et durant les durées de prescription applicables

Communiquer avec Vous dans le cadre de la gestion de Vos contrats 

 

Exécution du contrat

Durée liée à celle du contrat et durant les durées de prescription applicables

La lutte contre le blanchiment de capitaux et contre le financement du terrorisme

 

Obligation légale

Durée liée à celle du contrat et durant les durées de prescription applicables

La lutte contre la fraude à l’assurance

Obligation légale

Durée liée à celle du contrat et durant les durées de prescription applicables

L’analyse, l’examen et la gestion des demandes de réclamation/des contentieux 

Exécution du contrat. Si le contrat est résilié, des données pourront être conservées dans l’intérêt légitime de CAPFINANCES, afin de pouvoir exercer les droits de la défense

Durée liée à celle du contrat et durant les durées de prescription applicables. En cas de contentieux, les données seront conservées afin de permettre à CAPFINANCES d’exercer les droits de la défense

Exécuter des obligations légales, réglementaires ou administratives

Obligation légale

Durée liée à celle du contrat et durant les durées de prescription applicables

La réalisation d’enquêtes de satisfaction, notamment pour solliciter votre avis et afin d’améliorer nos services et prestations 

Consentement

1 an

L’élaboration de statistiques, notamment commerciaux ou d’audience 

Consentement

1 an

Prospection commerciale

Consentement

Jusqu’à 3 ans à partir du dernier contact avec la personne concernée

Répondre à des candidatures 

Mesures précontractuelles

Les données seront traitées suivant la politique de confidentialité interne si la candidature est acceptée. Si la candidature est refusée, les données seront détruites à l’issus du processus de candidature

Constituer une CVThèque 

Intérêt légitime 

1 an après la collecte des données

Très important : pour certains traitements, CAPFINANCES intervient en qualité de sous-traitant. Par exemple, les compagnies d’assurance peuvent sous-traiter certains traitements à CAPFINANCES.

Dans ce cas, vos Données sont traitées selon les Politiques de protection des données de ces sociétés.

Dans certains cas, les dispositions relatives à la protection de vos Données sont contenues dans les contrats conclus avec les assureurs.

Dans un souci de transparence, CAPFINANCES vous indique que, dans les contrats assureurs, les compagnies d’assurance insèrent des liens permettant de prendre connaissance de leur politique de protection des données (cf. page 3) :

–          AVIVA : https://www.aviva.fr/donnees-personnelles/;

–          APRIL : https://www.april.fr/sites/default/files/wysiwyg/documents-version-telechargeable/aprilfr-politique-cookies.pdf;

–          AXA : https://www.axa.fr/configuration-securite/donnees-personnelles.html;

–          CEGEMA : https://www.cegema.com/web/guest/politique-de-protection-des-donn%C3%A9es;

–          GAN : https://www.gan.fr/protection-des-donnees;

–          SADA : http://www.sada.fr/sites/default/files/2017-10/PolitiqueGeneraleProtectionDCP_VNum.pdf ;

–          SwissLife : https://www.swisslife.fr/Protection-des-donnees;

 

ARTICLE 4 – QUELS SONT LES DESTINATAIRES DE VOS DONNEES ?

Seules les personnes ayant besoin de connaître Vos données dans le cadre de leurs missions y ont accès. Il s’agit :

-d’autres sociétés liées à CAPFINANCES, qui sont :

– CAPFINANCES 25 – 13, rue Météore – 25480 MISEREY-SALINES ; RCS Besançon 812 490 183 ;

– CAPFINANCES 14 – 9, rue Léopold Sédar-Senghor – 14460 COLLOMBELLES – RCS Caen 799 450 360 ;

– CAPFINANCES 35 – Boulevard de la Boutière Parc Edonia, Immeuble Edonia X2 – 35760 SAINT-GREGOIRE – RCS Rennes 882 559 826.

Ces sociétés sont susceptibles de collecter les Données concernées par la présente Politique.

– des partenaires assureurs de CAPFINANCES et de leurs délégataires de gestion pouvant revêtir la qualité de responsables de traitement selon le traitement considéré ;

– des salariés ou mandataires intermédiaires d’assurance de CAPFINANCES ; – des intermédiaires d’assurance en partenariat avec CAPFINANCES ;

– des autorités administratives et judiciaires pour satisfaire aux obligations légales et réglementaires.

– des sous-traitants de CAPFINANCES.

ARTICLE 5 – TRANSFERT DE DONNEES HORS DE L’UNION EUROPENNE

Lorsque le traitement de Vos données implique un transfert hors de l’Union européenne, ces transferts sont effectués en contrepartie de garanties appropriées en matière de confidentialité et sécurité des données, en toute conformité avec la règlementation applicable. Les transferts hors de l’Union européenne reposent sur des clauses contractuelles standards, conformément aux modèles de clause validés par la Commission Européenne.

 

ARTICLE 6 – DE QUELS DROITS DISPOSEZ-VOUS SUR VOS DONNEES PERSONNELLES ?

Vous disposez, sur Vos Données personnelles, des droits suivants :

Droit

Observations

Droit d’accès

Vous avez le droit d’obtenir de notre part la confirmation que Vos données personnelles sont ou non traitées par nous, ainsi que certaines autres informations sur la manière dont elles sont utilisées.

 

Droit de rectification

Vous pouvez nous demander de prendre des mesures pour corriger Vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes (par exemple si nous avons le mauvais nom ou la mauvaise adresse).

 

Droit à l’effacement (« Droit à l’oubli »)

Vous pouvez demander l’effacement ou la suppression de Vos données personnelles (par exemple lorsqu’il n’existe pas de raison impérieuse pour nous de continuer à les utiliser ou si leur utilisation est illégale).

 

Droit à la limitation

Vous avez le droit de limiter ou d’empêcher l’utilisation ultérieure de Vos données personnelles.

 

La limitation du traitement n’empêche pas la conservation de Vos données personnelles, mais nous ne pourrons pas les utiliser au-delà des limites que vous souhaitez.

Droit à la portabilité

Vous avez le droit de récupérer et de réutiliser certaines données personnelles.

 

Ce droit s’applique uniquement aux données personnelles que vous nous avez fournies, que nous traitons avec votre consentement et à des fins d’exécution du contrat et qui sont traitées par des moyens automatisés.

 

Le cas échéant, nous vous fournirons une copie de Vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine (lorsque cela est techniquement possible). Nous pourrons également transmettre Vos données directement à un autre responsable de traitement.

 

Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à certains types de traitements, pour des raisons liées à votre situation particulière, à tout moment, dans la mesure où ce traitement a eu lieu aux fins d’intérêts légitimes poursuivis par CAPFINANCES.

 

Nous serons autorisés à continuer à traiter Vos données personnelles si nous pouvons démontrer que le traitement est justifié par des libertés ou si nous en avons besoin pour l’établissement, l’exercice ou la défense d’actions en justice.

 

Droit de retrait du consentement

Lorsque nous traitons Vos données personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

 

La personne concernée est informée que le retrait n’affecte pas la licéité du traitement qui a eu lieu avant ce retrait.

 

Droit de fournir à CAPFINANCES des directives sur l’utilisation de Vos données personnelles après votre décès

Vous pouvez contacter CAPFINANCES afin de fournir des directives anticipées sur le sort de données personnelles après votre décès.

 

Pour mieux connaître Vos droits, vous pouvez vous rendre sur le site de la CNIL (www.cnil.fr/fr/comprendre-vos-droits).

Lorsque CAPFINANCES traite Vos données en qualité de sous-traitant (par exemple d’une compagnie d’assurances), votre demande d’exercice des droits peut être transmise à cette société. Les droits indiqués ci-dessus s’exercent dans le cadre légal et réglementaire et dans la limite de nos obligations contractuelles vis-à-vis de vous ou des assureurs avec lesquels nous travaillons.

Lors d’une demande d’exercice de droits, un titre d’identité peut être demandé, notamment afin de préserver la sécurité du traitement faisant l’objet de la demande.

Une réponse vous sera adressée, suivant la complexité de votre demande dans les délais prescrits par l’article 12.3 du RGPD. Pour toute réclamation à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), vous pouvez écrire à l’adresse suivante : CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris cedex 07.

 

ARTICLE 7 – COMMENT SONT PROTEGEES VOS DONNEES À CARACTERE PERSONNEL ?

CAPFINANCES s’assure que les données sont traitées en toute sécurité et confidentialité, y compris lorsque certaines opérations sont réalisées par des sous-traitants.

A cet effet, nous mettons en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour éviter la perte, la mauvaise utilisation, l’altération et la suppression de Vos données personnelles.

Ces mesures sont adaptées selon le niveau de sensibilité des données traitées et le niveau de risque que présente le traitement ou sa mise en œuvre.

Si une atteinte à la sécurité des données vous concernant se produit, nous vous en informerons dans les délais et selon les modalités précisées par les dispositions légales et règlementaires en vigueur.

 

ARTICLE 8 – COMMENT EXERCER MES DROITS ?

Pour exercer Vos droits, le Délégué à la Protection des Données (DPO) de CAPFINANCES est à votre disposition à l’adresse mail dpo@capfinances.com ou à l’adresse postale CAPFINANCES – Service traitement de données, 920 rue Augustin Fresnel – 76230 BOIS-GUILLAUME.  

CAPFINANCES dispose, conformément à l’article 12 du RGPD, d’un mois pour répondre à votre demande. Ce délai peut être prorogé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.